W organizacjach niezmiennie pojawia się więcej problemów, niż ludzie mają czasu, aby się nimi zająć. W najlepszym przypadku prowadzi to do sytuacji, w której drobne problemy są ignorowane. W najgorszym przypadku mamy nieustanne gaszenie pożarów, które pochłania zasoby organizacji i ogranicza jej rozwój.
Gorsza wiadomość jest taka, że w warunkach gaszenia pożarów presja powoduje, że pracownicy rozwiązują problemy nie tylko nieefektywnie, ale wręcz źle. Nie pracują nad problemem wystarczająco długo, aby odkryć i zrozumieć przyczynę źródłową — po prostu stawiają diagnozę opartą na przeczuciu. Następnie, zamiast odpowiednio (korzystając z danych) przetestować swoją hipotezę, wprowadzają zmiany w procesie. A jeśli szybka zmiana nie rozwiązuje całkowicie problemu (a zwykle nie wiadomo, czy zmiana pomogła, czy nie), pozostawiają ją na miejscu i próbują innego rozwiązania. Nie rozwiązują problemu, ponieważ nie poświęcają czasu, aby podejść do niego w sposób systematyczny i zdyscyplinowany.
Dużym problemem jest też nieumiejętność zbierania dobrej jakości danych i efektywnego eksperymentowania oraz analizowania danych, tak aby testować hipotezy.
Jak więc organizacja zajmująca się gaszeniem pożarów może przekształcić się w organizację rozwiązującą problemy, docierając do ich przyczyn źródłowych?
Musi zdać sobie sprawę, że samonapędzający się syndrom gaszenia pożarów nie jest z natury irracjonalną reakcją na sytuacje wymagające zarządzania pod dużą presją. Jego źródłem jest raczej zestaw zasad i zachowań, które wydają się rozsądne, ale na dłuższą metę powodują gaszenie pożarów. Organizacja musi nie tylko porzucić te pozornie logiczne praktyki, musi także zmienić swoją kulturę.
Wyprowadzenie organizacji z trybu gaszenia pożarów jest warte wysiłku, ponieważ gaszenie pożarów wyczerpuje najlepszych pracowników — bez względu na to, jak ciężko pracują, nie są w stanie ugasić wszystkich pożarów.
Dobre informacja jest taka, że rozwiązywanie problemów to zestaw umiejętności, z którymi się nie rodzimy, ale możemy je rozwijać.
Proces transformacji organizacji z gaszenia pożarów do rozwiązywania problemów w sposób ustrukturyzowany teoretycznie jest prosty, ale nie łatwy. Zaczyna się od uznania, że Twoja organizacją jest rzeczywiście organizacją, w której nieustannie gasi się pożary.
Mam nadzieję, że dzięki informacjom zawartym w artykule inaczej spojrzysz na problemy i proces ich rozwiązywania. Zaprezentowane podejście pozwoli ci zaatakować i rozwiązać większość problemów, z którymi możesz mieć do czynienia.
W przypadku bardziej skomplikowanych problemów, takich, które przetrwały “próbę czasu”, mamy w zanadrzu narzędzia Six Sigma.
Pozdrawiam